皆さんこんにちは
最近、「カテゴリ」「記事」というキーワードに過敏に反応するような状態が続いている仲です。
今回のブログのテーマは「ナレッジ」について紹介したいと思いますが、ナレッジはとても奥が深く全ては書ききれないので、まずは「ナレッジ制限編」としてナレッジの制限について紹介します。
それでは、Let's Knowledge!
いくつかナレッジの設定画面が出てきますので、ナレッジの設定ってどうするの？
という方はコチラのブログの記事を参考にして下さい。
ナレッジの制限について
標準オブジェクトやカスタムオブジェクト同様にナレッジにも制限があります。
- 最大記事数：50,000 個の記事
- 最大記事タイプ：100 個の記事タイプ
- 記事タイプあたりの最大カスタム項目数：500個（DE,EE）800個（PE）
- 最大ファイル項目：5 個のファイル項目
- 最大ファイル項目サイズ：最大 25 MB
- 最大リッチテキストエリアサイズ：131072 文字
- 記事のすべてのリッチテキストエリア項目の合計サイズ：1638400 文字
- リッチテキストエリア項目での一意の最大記事参照 (リンク) 数：1 つのリッチテキスト項目で最大 100 個のリンク
- 記事履歴の追跡：18 か月まで
- 最大データカテゴリグループ数および有効なデータカテゴリグループ：カテゴリグループ 5 、アクティブなカテゴリグループ 3
- データカテゴリグループあたりの最大カテゴリ数：データカテゴリグループに 100 個のカテゴリ
- データカテゴリグループ階層あたりの最大レベル数：データカテゴリグループ階層に 5 個のレベル
- 記事に割り当てられたデータカテゴリグループの最大データカテゴリ数：記事に 8 個のデータカテゴリを割り当て可能
赤字の部分が特に注意したい制限になります。
最大記事数
ナレッジの記事のレコード数の上限になります。標準オブジェクトやカスタムオブジェクトと違い明確な上限があります。そのため、ナレッジの導入時にはまず記事にしたいレコード数について確認することが重要になります。
最大記事タイプ：100 個の記事タイプ
現時点ではナレッジにはレコードタイプが設定できません。そのため、記事ごとに入力する項目を変えたい場合は記事タイプを分けて対応する形になります。また、プロファイル単位で記事タイプに対してのアクセス権を設定するため、入力する項目単位だけでなくアクセス権も考慮して記事タイプを決める必要もあります。上限が１００個ですので十分注意が必要になります。
最大ファイル項目：5 個のファイル項目
ナレッジには標準オブジェクトやカスタムオブジェクトと違い関連リストがなく、記事にファイルを添付する場合はカスタム項目の設定をする必要があります。
記事タイプのレイアウト設定画面
ファイルを添付したい場合は、下記のようにデータ型がファイルというカスタム項目を追加するとファイル添付をすることができます。
ナレッジでカスタム項目を追加する時のデータ型設定画面
最大ファイル項目の上限５個というのは、１ファイル項目に対して添付可能なファイルは１つだけのため１記事に対して登録できるファイルは５個が最大となることになります。
最大ファイル項目サイズ：最大 25 MB
下記の画像のようにファイル項目を使用した場合の１ファイルあたりのファイルサイズは５MBが上限になります。１記事に添付できる可能なファイルサイズの上限は２５MBで１ファイルあたり５MBという点が注意が必要です。また、関連リストに表示する添付ファイルとはファイルサイズの上限が違う点にも注意が必要です。
１つの記事に対し５個以上ファイルを添付するケースがある場合は、記事に直接添付するのではなくファイルやドキュメント等にファイルをアップし、リンクを張るという運用を考慮した方がいいと思います。
データカテゴリグループ
階層が５階層、カテゴリーの数が１００個までという制限なのですが、階層あたり１００個ではなくトータルで１００個ですので注意して下さい。
リッチテキストエリア
リッチテキストエリアそのものの制限はナレッジの制限ではないのですが、ナレッジのリッチテキストは標準オブジェクト、カスタムオブジェクトと違い特別になっています。
標準オブジェクトのリッチテキスト
ナレッジのリッチテキスト
ナレッジのリッチテキストは画像を見て一目でわかるようにアイコンの数が違います。何より文字の色が変えられます！早くこのリッチテキストに統一して欲しいですね。
まとめ
・ナレッジの制限には注意が必要！でも、ナレッジのリッチテキストは素晴らしい！
ナレッジはとても便利な機能ですが、取引先やカスタムオブジェクトと同じ感覚でいると間違えてしまったり、できると思ったことができなかったりする点が多いと感じています。今回は制限について紹介しましたが、他にもいろいろな違いがあります。今後もしばらくはナレッジについてブログを書いていきたいと思います。
