ファイル同期機能『Salesforce Files Sync』を活用しよう - TECH BLOG

Salesforce Files SyncはSummer'14でリリースされた機能で、Salesforceにアップロードしたファイルをデスクトップから直接操作できる便利な機能です。今回はこの機能の基本的な使い方について説明します。

有効化

この機能は、設定→Chatter→ファイルの同期にある「ファイルの同期を許可」にチェックをつけることで有効化できます。

Salesforce Filesのインストール

有効化後は、「私の設定」にある「デスクトップアドオン」の「Salesforceファイル」のメニューを選択し、ダウンロードボタンをクリックすることでSalesforce Filesをインストールできます。

ダウンロードした「SalesforceFilesInstaller.exe」を実行するとインストーラが起動します。

画面の指示通りに進めていくことで問題なくインストールできると思います。

完了ボタンをクリックするとそのままSalesforce Filesが起動します。初回は簡単な使い方が表示されます。

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右下のログインリンクでログイン画面が表示されます。

Salesforce Filesにログイン

対象組織のユーザIDとパスワードを入力してログインします。

初回は認証画面が表示されるので許可ボタンをクリックします。

これでログインも完了です。Salesforce Filesフォルダを開けるようなります。

アクセス権の設定

ログインまで完了しましたが、この時点ではファイルの同期を行うことができません。ファイル同期を行うにはユーザにアクセス権限を与える必要があります。

Salesforce Filesのアクセス権を設定する方法は２つの方法が用意されています。一つはプロファイルに対して設定する方法です。システム管理者権限にファイルを同期というチェックボックスがあります。これにチェックをつけることでそのプロファイルのユーザはSalesforce Filesをつかったファイル同期が可能になります。

もう一つが権限セットで設定する方法です。こちらもプロファイルと同じようにファイル同期にチェックをつけて利用できるように設定できます。

このように２種類の設定方法が用意されていますが、特別な理由が無い場合は権限セットで設定するようにした方が良いみたいです。権限セットの場合は、各ユーザに個別に割り当てることができます。これにより、ユーザが退職したりPCを紛失したときなどでファイルの同期権限を無効にしたい場合に、簡単にアクセス権限を無効にすることができます。このことはSalesforceヘルプページの『Salesforce Files Sync ベストプラクティス』に記載されていました。

Salesforce Files Syncの使い方

アクセス権限の設定が完了するといよいよSalesforce Files Syncが利用できるようになります。Salesforce Files SyncではSalesforce上のすべてのファイルが同期されるわけではありません。同期されるのは、Chatterファイルのメニューに『同期済み』にアップロードされたファイルが対象となります。